Verktøy for fjernarbeid, eller sofaverktøy

NO

I disse krevende tider blir spørsmålet om fjernarbeid stadig mer aktuelt. Vi har jobbet på denne måten lenge før pandemien, så vi har en del erfaring både med verktøyene og med hvordan de brukes. I håp om at erfaringene våre kan være nyttige for noen, bestemte jeg meg for å dele tanker om hvorfor fjernarbeid er en utfordring for mange team, hva du kan gjøre for å gjøre det enklere, og hvilke verktøy vi bruker.

Webinarmateriell

For dere som foretrekker et sammendrag: klikk her!

Hvorfor fjernarbeid ikke fungerer

1. Ingen egen arbeidsplass: Det er svært viktig å innrede en arbeidsplass der du blir forstyrret så lite som mulig. Dette er selve grunnlaget – uten en egen arbeidsplass hjelper ingen verktøy. Arbeidsplassen gir deg følelsen av at du er på jobb akkurat nå, og ikke bare slapper av på sofaen.

2. Bedriftskulturen er så tilpasset arbeid på kontoret at lederne ikke klarer å slutte med konstant mikrostyring av de ansatte. En slik tilnærming passer ikke for fjernarbeid. Den synkrone kommunikasjonen som er så vanlig på kontoret, fungerer ikke når man jobber eksternt. Ved fjernarbeid bør mesteparten av kommunikasjonen være asynkron, fordi hver av oss har vår egen arbeidsrytme og vår egen timeplan.

3. Mangel på tillit: Den delen av arbeidskulturen vi nå må prøve å dyrke, er tillit til at kolleger og ansatte gjør oppgavene sine, og gjør dem samvittighetsfullt, uten konstant kontroll.

4. Uegnede verktøy for arbeidsorganisering: de er ikke tilgjengelige utenfor kontoret og er dårlig integrert i de daglige arbeidsprosessene. Hvis teamet for eksempel ikke har et egnet verktøy for møtenotater, vil alle føre dem der det passer seg. Og finnes verktøyet, vet kanskje ikke alle hvordan det skal brukes, eller det mangler en felles forståelse av hvordan det skal gjøres. Resultatet blir fragmentert informasjon, misforståelser og til slutt kaos.

5. Relasjoner: Det er mye vanskeligere å endre arbeidskulturen enn å bytte verktøy for arbeidsorganisering. Gjensidig tillit og respekt kan fremmes på ulike måter. En av dem er å bli enige om regler, for eksempel at møter starter til fast tid og alltid slutter i tide. Hvis noen kommer for sent eller ikke følger reglene, får de en liten straff – hos oss er det 5 armhevinger eller 5 knebøy. Det er ikke vondt ment, men et lite, motiverende dytt for å få alle til å følge reglene. Slik bygges det gradvis opp tillit til at alt starter i tide, og så videre. Spesielt nå er det også lurt å væpne seg med tålmodighet, for inntil vi har vent oss til den nye virkeligheten, vil det nok skje at noe blir misforstått, ikke gjort eller forsinket.

Verktøy for bedriften

Ressurser

Tid er en av våre mest verdifulle ressurser, så jeg vil dele både hvordan vi kan organisere vår egen tid, og hvordan man kan styre tiden bedre i bedriften.

For å styre din egen tid vil jeg absolutt anbefale å begynne å planlegge din egen tid, særlig når du jobber eksternt. Det er veldig lett å bli utbrent av overarbeid, og uten en strukturert dagsplan skjer det fort. Det er like lett å havne i motsatt grøft – å jobbe for lite og ende opp med at altfor mye ikke blir gjort. Også det kan føre til stress og utbrenthet.

Både den enkelte og lederen må sørge for at hver ansatt forstår at tiden må planlegges, og at det trengs en viss rutine: når du starter og slutter, når og hvor ofte du tar pauser, og så videre. Det er også viktig å sørge for at det er satt av tid til fysisk eller mental aktivitet innimellom.

Mitt råd for å strukturere tiden er å bruke Pomodoro-teknikken, som du kan lese om her.

Jeg vil også anbefale å føre din egen timeregistrering – hvor mye tid du har brukt på hver aktivitet. Selv bruker jeg et verktøy som heter https://toggl.com/, som hjelper meg å måle hvor lenge en aktivitet varer: jeg trykker på play og skriver inn navnet på aktiviteten. Det er nyttig fordi jeg på slutten av dagen eller uken slipper å prøve å huske hvor mye tid jeg har brukt på hver aktivitet. Andre alternativer er Harvest https://www.getharvest.com/ eller ofte systemene dere allerede bruker. Du kan for eksempel registrere tid både i Excellent ERP, som vi bruker (https://www.hansaworld.com/lv/products/standard-erp), og i Jira (https://www.atlassian.com/software/jira).

Jeg kan også anbefale en «getting things done»-app som heter Things https://apps.apple.com/us/app/things-3/id904237743, som har endret produktiviteten min radikalt. Appen hjelper meg å ikke glemme ting og å få dem gjort før eller siden.

I en bedrift er det viktig å innføre en felles kalender, enten i ERP-systemet, Microsoft Outlook eller Google Kalender (https://calendar.google.com/calendar/r). Hvilken som helst felles kalender holder – det viktigste er at du kan se når en kollega er tilgjengelig, når vedkommende har fri, når dere kan sette opp en samtale osv. En felles kalender fjerner behovet for hele tiden å spørre «når passer det for deg?», noe som er svært viktig for tidsstyringen i bedriften.

Kommunikasjon

For god kommunikasjon i teamet vil jeg anbefale Slack (https://slack.com/intl/en-lv/) eller, hvis dere allerede abonnerer på Office 365, Microsoft Teams (https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software).

Jeg vil likevel nevne at skriving er en ganske lite effektiv måte å overføre informasjon til et annet menneske på. Det er en effektiv måte å lagre informasjon på, men det går 6x raskere å snakke enn å skrive, og muntlig kommunikasjon sparer dere for misforståelser som lett oppstår i skriftlige meldinger.

Ring, avtal en samtale og ha skjermdeling klar med en gang – da blir kommunikasjonen mye enklere.

3 ulike typer samtaleverktøy:

  • Slack, Teams og Skype er praktiske når du raskt vil ta en synkron samtale med noen og vise saken på skjermen. Dere chattet, skjønte at det ikke var effektivt – så avtaler dere en samtale.
  • Hvis samtalen er planlagt på forhånd og flere deltar, passer Zoom (https://zoom.us/), GoToMeeting (https://www.gotomeeting.com/en-ie) eller annen webinarteknologi.
  • Hvis kommunikasjonen er asynkron, passer verktøy som Loom https://www.loom.com/ bedre: der kan du ta opp det som skjer på skjermen sammen med ansiktet og stemmen din, og mottakeren kan se videoen når det passer.

Innhold

Fjernarbeid betyr nesten garantert misforståelser. De kan reduseres ved å gjøre informasjonen tilgjengelig og samle den på ett sted. Det er viktig å definere at én type informasjon finnes i ett bestemt verktøy. Det gjelder møtenotater, beslutninger, dokumenter dere utarbeider sammen og annen informasjon.

Til det meste av vårt interne innhold – dokumenter, instrukser, beslutninger, møtereferater – bruker vi Confluence (https://www.atlassian.com/software/confluence). Hvis dere bruker Office 365, kan SharePoint https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration være et alternativ. Det finnes også mange andre intranett- og wiki-apper, men det viktige er at verktøyet er tilgjengelig fra hvor som helst for alle ansatte – og kanskje også for kunder. Det hjelper oss mye at vi kan skrive en spesifikasjon for en løsning eller en bruksanvisning og sende kunden en lenke til dokumentet. Hvis kunden ikke forstår noe, eller instruksen må utvides, oppdaterer vi den, og kunden trenger bare å laste inn siden på nytt for å se den nyeste versjonen.

Det er svært viktig at alle i bedriften har en felles forståelse av hvor hver type informasjon «bor», så jeg anbefaler å bli enige i hele teamet om hvor hver type innhold lagres og vedlikeholdes. Slike interne wikier egner seg også godt til å beskrive bedriftens interne rutiner, slik at alle vet hvordan ting skal gjøres, hvor innhold skal lagres, hva man gjør i krisesituasjoner, og så videre.

Noe innhold lønner det seg å lagre sammen med oppgaven eller avtalen det gjelder. Vi bruker for eksempel Jira til å lagre løsninger på konkrete oppgaver, fordi de må forstås i sammenheng med problemet. Excellent ERP bruker vi til notater om konkrete tilbud, fakturaer eller kunder.

Oppgaver

Oppgaver er svært forskjellige, men alle oppgaver har etter min mening 3 viktige ting.

1. Status – har oppgaven bare ett trinn før den er gjort, eller er det en prosess i flere steg som kan ha for eksempel 10 mulige statuser? Det er svært viktig å vite hvilket trinn oppgaven er på, slik at man kan følge opp gjennomføringen ordentlig.

2. Ansvarlig – hver oppgave må ha en ansvarlig, for hvis ingen er ansvarlig, blir oppgaven mest sannsynlig ikke gjort av noen heller.

3. Mengde – oversikt over hvor mange oppgaver det er, hvor lang tid de tar og dermed hvor mye arbeid som gjenstår.

Samarbeid

Hvis dere har mange oppgaver å styre, vil jeg anbefale en av de smidige (Agile) metodene, for eksempel Kanban (https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)), Lean (https://blog.kainexus.com/the-fundamentals-of-the-lean-methodology) eller en lignende metodikk som gir rammer og hjelper dere å finne ut hvordan dere skal løse dem.

I en bedrift er det viktig at alle synkroniserer seg jevnlig, for eksempel i et morgenmøte («stand-up»), der man får vite hva hver enkelt har gjort og planlegger å gjøre. Ved fjernarbeid blir dette enda viktigere, fordi mer av arbeidet skjer asynkront. Har dere et verktøy der alle oppgaver er samlet i prioritert rekkefølge, blir det lettere for de ansatte å forstå hva de selv skal gjøre og hva kollegene gjør, og det blir mye enklere å holde seg samkjørt.

Anbefalte verktøy for å organisere oppgaver:

Analyse

Hvert av disse verktøyene skaper mye verdifull informasjon. Den bør du bruke til din fordel. Jeg bruker den primært til tre formål:

1. Å overvåke den operative situasjonen

2. Å sette felles, kjente, målbare og sporbare mål

3. Å få svar på spørsmål som dukker opp i daglige beslutninger

For å kunne analysere all denne informasjonen finnes det flere måter å samle den på. Trolig bruker 90 % av bedriftene Excel, men oftest er det en tungvint og manuell prosess der det er svært lett å gjøre feil, og der mange steg må gjentas. Ved fjernarbeid øker risikoen for feil fordi informasjonen er mindre tilgjengelig og misforståelser oppstår lettere.

Derfor bør man se etter en mer stabil og automatisert løsning. Det kan være SQL, der dere kobler dere direkte til databasen med et rapportverktøy eller til og med Excel. Men et bedre alternativ er verktøy for forretningsanalyse (BI). Er dere aktive brukere av Microsoft-verktøy, kan PowerBI (https://powerbi.microsoft.com/en-us/) være en god løsning. Vi foretrekker flex.bi (https://flex.bi/), som er utviklet her i Latvia og lar oss samle data fra alle verktøyene vi bruker – Jira, Confluence, Excellent ERP med flere – på ett sted. Det gjør det mulig å automatisere datainnlastingen, forenkle definisjonen av rapporter, kontrollere tilgangen til data og, viktigst av alt, gjøre dette én gang i ett system, i stedet for å prøve å lage rapporter i hvert verktøy for seg.

Dermed tar overvåkingen av svært mange prosesser bare sekunder: jeg åpner riktig rapportpanel (dashboard) og ser om alt er normalt eller om noe krever inngripen. Der kan jeg også lage et dashbord med teamets mål, slik at alle kan følge med og jobbe mot målene vi har satt.

Jeg kan også raskt få svar på spørsmål idet de dukker opp, for eksempel:

1. Hvilke varer bør jeg bestille for de gjenværende midlene?

2. Hvor lenge rekker arbeidsmengden vi har?

3. Hvordan ser én kunde ut sammenlignet med de andre?

Team

For å holde på teamfølelsen er det viktig å tenke på virtuelt samvær, for eksempel frokost fredag morgen, nettspill eller annen tid sammen som ikke direkte handler om jobb.

Til dette passer verktøy som Zoom eller Slack, som har en flott integrasjon med giphy (https://giphy.com/), for litt moro. Man kan til og med opprette en egen kanal bare for vitser.

Når man jobber eksternt, er det ofte ikke anledning til – eller man glemmer – å si takk når noen har gjort noe bra. På kontoret kan vi si takk muntlig eller vise takknemlighet på andre måter, men når vi jobber eksternt og til ulike tider, er det veldig lett å glemme. Derfor laget vi verktøyet Good job Pal (https://goodjobpal.com/), som lar deg si takk i hvilket som helst av verktøyene vi bruker.

Avslutning

  • Se på de positive sidene ved denne krisen – hjemmekontor vil gi oss mer frihet, og arbeidet blir mer fleksibelt og resultatorientert i stedet for å handle om aktivitet i seg selv.
  • Kriser viser nivået av gjensidig tillit. Trenger du hjelp, så bruk de gode relasjonene til ansatte, kunder og partnere – og husk at nå er et godt tidspunkt for å styrke disse relasjonene enda mer.
  • Dere har nå tid til å innføre nye systemer og prosesser, og leverandørene har også tid, så se etter avtaler som er gunstige for begge parter – rabatter, nedbetalingsordninger og andre løsninger.
  • Vurder «kristilbud» nøye. Tenk langsiktig, slik at dere ikke må innføre noe nytt igjen om tre måneder fordi krisetidens «gratis» har blitt til «har ikke råd».
  • Forbered dere på tiden da alt blir normalt igjen, for før eller siden skjer det.
  • Og til slutt – gjør alle de tingene dere lenge har utsatt og aldri har hatt tid til. Hvis ikke nå, når da?